Tre steg för en bättre databas

1. Databaskvalité

Veckorna, månaderna och åren har gått sedan CRM-systemet inhandlades. Medan klockan tickat har databasen svällt och innehåller en ansenlig mängd kunder, prospekts, leverantörer och andra företag.

I takt med att databasen har svällt har kanske underhållet inte alltid hängt med. Det där prospektet har nu blivit en kund men ommärkningen av kategorikoden har glömts bort. De där listorna med företag som importerades in en gång i tiden bearbetades aldrig och dessa företag ligger nu mest och skräpar och tar onödig plats.

”Skit in, skit ut”

Med jämna mellanrum kan det vara bra att rensa databasen. Ta bort de där företagen som aldrig bearbetats och som legat där i några år nu. Förmodligen stämmer inte alla adress- och telefonuppgifter längre.

Med jämna mellanrum är det också bra att se så att de företag som är kategoriserade som till exempel en A-kund verkligen är en A-kund. Eller att ingen medarbetare som slutat på företaget står som ansvarig för relationerna med en kund. Att en kund helt enkelt glöms bort för att ingen tagit över ansvaret och att alla potentiella intäkter på kunden försvinner.

Vissa fält som är intressanta kanske fyllts i dåligt och en del egendefinierade fält som lagts upp i systemet har aldrig fyllts i. Åtminstone inte i den utsträckning som det var tänkt från början.

Med Biztool Select kan du:

• ta fram listor på företag som inte bearbetats på ett visst antal år.
• analysera till exempel hur företag är kategoriserade 
• se vilka koder som används och inte 
• märka om/massuppdatera fält 
• skapa registervårdsfrågor så att viktiga fält aldrig förblir tomma